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上海海洋大学疫情防控期间研究生远程视频答辩工作要求



疫情防控期间,为贯彻落实离校不离教,延期不延学的要求,对因疫情防控而无法返校(或联合培养单位)的研究生经个人申请、导师及学院审核批准可采取远程视频方式进行学位论文答辩。为确保远程视频答辩工作规范有序开展,现将远程视频答辩工作要求通知如下:

一、远程视频答辩

本要求中远程视频答辩包括下述两种情形:

(一)部分人员通过远程视频进行答辩

如实际组织该场答辩时,部分参加答辩师生已可正常返校(或联培单位),有条件的可设置视频答辩主会场,无法返校(或联培单位)人员可申请通过远程视频参加答辩。

(二)全部人员通过远程视频进行答辩

如实际组织该场答辩时,参加答辩师生均无法正常返校(或联培单位),可申请通过远程视频组织该场答辩,全体人员均通过远程视频参加答辩。

二、条件保障

(一)硬件要求

1. 设有答辩主会场的应满足:

1)会场及席位安排须满足防疫工作要求:

2)参加人员须满足防疫工作要求,身体健康,并做好个人卫生和防护措施;

3)所应具备稳定顺畅的网络环境,配备有电脑、投影仪、摄像机(相机)、麦克风等满足远程视频及录播需要的电子设备。

2. 远程视频参与人员硬件要求应满足:

1)视频环境要求光线明亮,安静无干扰;

2)具备稳定顺畅的网络环境,配备有满足远程视频需要的电脑、摄像头、麦克风。

(二)软件要求

可选择钉钉视频会议、企业微信会议、腾讯会议、ZOOM等多种品牌软件进行视频答辩。如视频软件未自带投票功能,可另选其他网络投票软件进行投票(如腾讯投票、问卷星等),具体由各学院(或联培单位)和答辩委员会自行决定。每场视频答辩至少安装两个答辩平台软件,保证一用一备。

三、远程视频前期准备

(一)远程视频答辩至少三天之前,研究生登录研究生新系统填写答辩申请,经导师审核通过,各学院在学院网站公示答辩申请,公示内容包括:学院/学号/姓名/学位论文题目/答辩时间/所用视频答辩网络平台(主会场地点)/答辩主席/答辩专家,并提交研究生院备案。公示后方可进行远程视频答辩。

(二)答辩秘书应提前将答辩人的学位论文电子版学位论文评阅意见书等发送给答辩委员。

(三)正式答辩前,答辩委员会应商定本次视频答辩的详细议程及有关注意事项,并由答辩秘书将电子版议程发送至参加答辩相关人员。

(四)在视频答辩前需组织一次答辩彩排,测试设备、软件、网络等是否运转正常,并测试、准备好备用平台或软件,以应对突发状况。

(五)视频答辩过程中建议增设一名专门工作人员(非秘书)负责音频、视频及照片录制、协调答辩人、答辩委员会成员及相关人员进入网络会议室、安排网络连接等相关工作。

(六)答辩委员会成员组成要求严格参照《上海海洋大学硕士、博士学位授予工作细则》要求,其中联培研究生答辩委员会至少包括一名本校校内专家。

(七)拟旁观人员需提前联系答辩秘书,获取视频答辩具体网址或主会场地址。

四、远程视频答辩要求

远程视频答辩需严格遵循《上海海洋大学硕士、博士学位授予工作细则》文件中答辩程序和要求,相关环节不得缺漏,答辩时间不得缩减。

研究生视频答辩时应在单独空间全程独自进行,答辩前应熟练掌握所用视频答辩软件操作方法,确保答辩使用的设备运行状态良好。

远程视频答辩过程中,研究生汇报完成且问答结束后,答辩人、导师及其他参加人员退出视频会议,答辩委员及秘书单独召开内部视频会议,委员对研究生论文和答辩情况进行讨论,并进行匿名投票,答辩秘书统计投票结果后汇报答辩主席。全体人员返回视频答辩会场,答辩委员会主席宣读答辩结果和决议。

答辩过程须全程录音录像,录像通过现场录制和屏幕录制两种方式同时进行,以避免某种录制意外中断造成录像不全的情况。并保留3-4张视频会议关键截图(含答辩会所有人员在线状态截图、答辩委员会内部会议所有人员在线状态截图、投票结果截图)。如答辩有主会场,则现场录制应在主会场同步进行,并拍摄2-3张会议照片主会场所有人员在场照片答辩委员会内部会议照片)。

答辩结束后答辩秘书将相关影音文件(照片、截图、音频、视频资料等)以“学院-学号-学生-导师-答辩秘书”命名,提交学院存档备查(联培单位统一收集汇总后交各学院)。研究生院对存档材料进行抽查,不符合学校答辩要求和规范的,此次远程视频答辩视作无效。

答辩秘书做好详细答辩记录相关电子表格由研究生院发各学院和联合培养单位相关纸质表格待疫情结束后补填补签提交学院汇总至研究生院存档研究生院将根据疫情发展及上级要求对答辩归档材料提交方式和要求进行及时调整届时会另行通知

如因网络原因或其他特殊原因导致答辩中断无法进行,应启用备用答辩平台继续答辩进程。如因不可抗力因素确实无法继续进行,须另行安排时间完成答辩,并及时向所在学院及研究生院报告备案

四、其它

预答辩环节是我校自设、在正式答辩前对研究生学位论文质量提前把关的环节,具体视频答辩要求参照上述要求执行,各学院、联培单位和导师可根据实际情况予以适当调整。



校新冠肺炎疫情防控工作领导小组

研究生院

2020年3月16